Comme vous rangez vos documents papier, il faut procéder de même avec vos fichiers numériques. Pour se faire, créez une arborescence logique de fichiers et qui peut reprendre les thèmes de classement de vos documents papiers.

Le plus important est de ne pas saturer votre disque dur de choses inutiles. Ne gardez pas les différentes versions d’un document qui est finalisé et supprimez les photos numériques qui sont ratées. Pour vos factures et autres documents dématérialisés à conservation temporaire, n’oubliez pas de les supprimer à intervalle régulier.

Vous n’êtes pas sans savoir que l’évolution des technologies est de plus en plus rapide ces dernières années et que l’interopérabilité entre les matériels n’est pas souvent assurée Il est alors recommandé de conserver les fichiers dans les formats internationalement reconnus et maintenus, comme le PDF ou le JPEG, ou ouverts, comme LibreOffice ou OpenOffice (ODT et ODS).

On s’attachera à nommer ses fichiers pour les retrouver et les identifier sans avoir besoin de les rouvrir.

Une attention particulière devra être portée à son matériel (ordinateur fixe, ordinateur portable, stockage externe, etc.) afin d’éviter la perte de données suite à l’obsolescence (abscence de mise à jours réglières) ou à des chocs inutiles. A titre d’exemple, et selon les dernières recherches, un disque dur externe à une durée de vie de 5 à 7 ans.

Il conviendra de bien réfléchir avant l’utilisation d'un Cloud ou d'un Drive. La Comission nationale Informatique et Liberté (CNIL) s'interroge sur le manque de transparence des prestataires. 

Pour les entreprises ou autres structures privées qui souhaitent adhérer à ce service, la CNIL a mis en place une fiche pratique de recommandations : https://www.cnil.fr/fr/cloud-computing-les-conseils-de-la-cnil-pour-les-entreprises-qui-utilisent-ces-nouveaux-services.

Pour aller plus loin : https://www.cnil.fr/cnil-direct/question/le-cloud-computing-cest-dangereux?visiteur=part