Le premier geste simple est de bien conditionner vos documents dans des boites clairement identifiées.

A l’intérieur, vous pouvez opter pour un classement thématique, en séparant les thèmes par des pochettes individuelles. On évitera les pochettes plastiques transparentes qui participent à la détérioration des documents. On préférera des pochettes simples, sans élastique, et de couleurs neutres si possible. En effet, les pochettes aux couleurs vives déteignent sur les documents si les lieux de conservation sont humides. 

De même, on évitera de déclasser des dossiers constitués. De même, les classements par formats n'ont aucun intérêt et empêchents le compréhension du fond. Dans le cadre d’archives familiales, on préférera le classement par membre de la famille plutôt qu’un classement chronologique pur. 

Si les documents ne sont pas en bon état, on ne pratiquera aucune restauration « maison » : pas de scotch ni de colle, pas d’agrafe ni de trombone. On isolera simplement le document dans une pochette individuelle, on y indiquera au crayon de papier « Mauvais état » et on évitera de le manipuler.

Les pochettes plastiques transparentes, que l’on peut mettre en classeurs, sont nocives pour les documents. L’encre des documents peut en effet rester sur le plastique participant ainsi à sa dégradation.

On évitera, à tout prix, de conserver ses archives dans un endroit humide (cave) ou dans un endroit qui subit des variations de température (grenier). Une conservation en plein soleil est également à proscrire ; qui n'a jamais vu les dégâts du soleil sur la couverture d'un livre ou sur un mur lorsque l’on retire un tableau accroché depuis longtemps. Idéalement, le papier se conserve à 18°C et 55% d’humidité relative.

Pour le papier, attention aussi à certains insectes qui sont destructeurs pour les documents comme les poissons d’argent.

Pour les photos argentiques et leurs négatifs ou même les plaques de verre photographiques, on veillera à les manipuler avec précaution. Les plaques de verre sont à conserver dans des pochettes individuelles. Et pour les négatifs, la température idéale de conservation est de 4°C soit la température d’un frigo.   

Nous vous indiquons, ci-après et à titre indicatif, les durées minimales de conservation de certains de vos documents personnels.

Conserver à vie

• Livret de famille, contrat de mariage, jugement de divorce, convention de PACS
• Diplômes
• Dossiers médicaux et carnets de santé
• Bulletins de salaires, certificats de travail, contrat de travail, relevés d’indemnités, décomptes des points
• Actes notariés
• Les avis d’imposition

Conserver 5 ans

• Relevés de comptes et talons de chéquiers
• Factures d’eau et d’électricité

Vous pouvez retrouver une liste exhaustive sur : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134.